http://www.waimao-abc.cn/ zh-cn PBlog2 v2.4 http://www.waimao-abc.cn/images/logos.gif http://www.waimao-abc.cn/ 外贸英语ABC http://www.waimao-abc.cn/default.asp?id=756 hcx504@gmaill.com(Cheney) Sat,20 Mar 2010 14:43:34 +0800 http://www.waimao-abc.cn/default.asp?id=756
　　应该要有一个辨伪程序，否则一旦业务做开，你会淹没在电子邮件的海洋里。一般从买家查询的内容，你就能判断出来哪些是实盘，哪些是虚盘。应该重点处理那些针对性很强的、可以称得上是询盘的电子邮件。对于无价值的询盘，要敢于果断舍弃。如果以为每个询盘都是要向你买货未免过于天真。有的询盘过于空泛，也许只是客户做市场调查的一种手段。如果你不放弃空泛的信息，可能你每天只能做一些处理电子邮件的事了。

二、处理买家的查询一定要注意方法和技巧；

　　要善于透过电子邮件的表象看到深层去，了解询盘者真正的用意。他是否是真正的买家或者中间商甚至是你的竞争对手？他购买的动机是什么？他的购买能力如何？掌握这些以后，你就可以有高超的回复处理能力，能够抓住客户的心理，让买家更快、更好的了解你的企业及产品。

三、熟悉自己的产品与同行的产品：质量和价格；

　　要非常清楚你的产品（包括质量）是否适合目标市场？要设法了解国内其它同行的质量和价格水平。<现在获取同行的产品信息是多么轻松啊！> 您要明白，一份询盘，国外客户不会只发给你一家，而会同时发给很多供应商。只有你的产品质量及价格优于同行，才有可能最终获得定单。

四、处理电子邮件的八字方针：简单、可信、恰当、快速；

a.简单：语言要简炼，不要罗罗嗦嗦，言之无物。要知道，很多国外商人的耐心是很差的，你浪费他的时间就等于在谋财害命。

千万不要小看处理电子邮件的艺术，我告诉你，很多外贸业务员其实都不懂如何写一封好的电子邮件。
其中的关键就在于你能否很好的把握买家询盘的真正意图，从而给他他最需要的最有针对性的答复。

b.可信：简单并不是要你省略最基本的礼仪，我相信任何一个人都不喜欢不礼貌的回复。和买家开始联系时还要注意，在电子邮件的后面，一定要附上你详细的联系方式，包括你的姓名、职位、公司名、电话、传真、E-mail地址、网址和公司地址等信息内容，给对方一个很正规的印象。有些厂商答复时常常丢三落四，很容易给人留下不良印象。

c.恰当：恰当其实是最不容易的！这里面不仅包含了前二个因素，更重要的，还需要专业。

（1）买家总希望和精通产品的人打交道，如果你在回复询盘时错误百出，一看就是外行，买家会认为你不是真正的生产厂家，或者对产品并不熟悉，很可能就一去不回。所以回复时一定要详细注明产品的规格、包装方式、功用、报价等资料。

（2）充分利用电子邮件传递图片的优势，这样更能说明问题，同时也可以降低成本。

（3）发出邮件之前，要仔细的检查一下，有无拼写或语法错误，尽量把可能给别人的不良印象减到最小。

（4）报价要斟酌，不要留下太大的压价余地，否则会让买家产生怀疑。而且，要细分客户，也就是说根据客户所在不同的国家、地区给出不同的报价。比如欧美客户和南美、中东的客户大多数会在产品档次上要求不同，如果你给南美、中东的客户报欧美市场的价格，很可能会把对方吓跑。

d.快速：买家总希望尽快地得到回复，特别是互联网介入了国际贸易，很多国外买家更乐意应用这种方式，他们应用这种方式更多的原因是低成本和高效率。如果对客户的查询回复太迟，不仅会失去商机，而且会使对方对你的效率及能力产生怀疑。即使是不能立即回复的问题，也应该在内部商议后给予明确答复，切忌盲目应承，往往起反作用。

五、要不断的细致跟踪曾向你发过查询的客户；
这一点非常重要！！！很多人往往觉得网上信息多、成交少，或者没有成交，就失去了信心，并对收到的查询不再重视，这是非常狭隘和愚蠢的做法。换位思考，换了你是买家，你会第一次就给一个你不了解的供应商下定单吗？更何况现在的市场基本都是买方市场，买家不管是通过电子商务还是传统商务手段，轻而易举就能获得无数供应商。所以，千万不要轻视买家的任何查询！

建议二个跟踪客户的方法：

1.定期发送新产品给客户，这一方式往往会有不可低估的效果；
2.节假日向客户发送问候和节日卡片。（客户节假日）]]> http://www.waimao-abc.cn/default.asp?id=745 hcx504@gmaill.com(Cheney) Fri,05 Mar 2010 11:24:59 +0800 http://www.waimao-abc.cn/default.asp?id=745 国别 货币名称 货币符号 辅币进位制         中国香港 港元 HongKong Dollars HK$ HKD     1HKD=100cents（分）   中国澳门 澳门元 Macao Pataca PAT MOP     1MOP=100avos（分）   中国 人民币元 Renminbi Yuan RMB￥ CNY     1CNY=10 jao（角）       1 jao=10 fen（分）   朝鲜 圆 Korean Won KPW KPW     1KPW=100分   越南 越南盾 Vietnamese Dong D.VND VND     1VND=10角=100分   日本 日圆 Japanese Yen ￥: J.￥ JPY     1JPY=100 sen（钱）   老挝 基普 Laotian Kip K.LAK LAK     1LAK=100 ats（阿特）   柬埔寨 瑞尔 Camboddian Riel CR.;J Ri. KHR     1KHR=100 sen（仙）   菲律宾 菲律宾比索 Philippine Peso Ph.Pes; Phil.P PHP     1PHP=100 centavos（分）   马来西亚 马元 Malaysian Dollar M.＄; MYR     1MYR=100 cents（分）   新加坡 新加坡元 Singapore Dollar S.＄ SGD     1SGD=100 cents（分）   泰国 泰铢 Thai Baht (Thai Tical) BT THP     1THP=100 satang（萨当）   缅甸 缅元 Burmese Kyat K. BUK     1BUK=100 pyas（分）   斯里兰卡 斯里兰卡 Sri Lanka Rupee S.Re. LKR     1LKR=100 cents（分）   马尔代夫 马尔代夫 Maldives Rupee M.R.R; MVR     1MVR=100 larees（拉雷）   印度尼西亚 印度尼西亚盾 Indonesian Rupiah Rps. IDR     1IDR=100 cents（分）   巴基斯坦 巴基斯坦卢比 Pakistan Pupee Pak.Re. P.Re.     1PRK=100 paisa（paisa） (pl)P.Rs. 印度 卢比 Indian Rupee Re.(pl)Rs. INR     1INR=100paise（aisa）   尼泊尔 尼泊尔卢比 Nepalese Rupee N.Re. NPR     1NPR=100 paise(paise)   阿富汗 阿富汗尼 Afghani Af. AFA AFA     1AFA=100 puls（普尔）   伊朗 伊朗里亚尔 Iranian Rial RI. IRR IRR     1Irr=100 dinars（第纳尔）   伊拉克 伊拉克第纳尔 Iraqi Dinar ID IQD IQD     1IQD=1000 fils（费尔）   叙利亚 叙利亚镑 Syrian Pound ￡ SYP     1SYP=100 piastres   黎巴嫩 黎巴嫩镑 Lebanese Pound ￡L. LBP LBP     1LBP=100 piastres（皮阿斯特）   约旦 约旦第纳尔 Jordanian Dinar J.D. JOD　     1JOD=1,000 fils（费尔）   沙特阿拉伯 亚尔 Saudi Arabian Riyal S.A.Rls. SAR     1SAR=100qurush（库尔什）       1qurush=5 halals（哈拉）   科威特 科威特第纳尔 Kuwaiti Dinar K.D. KWD　 KWD     1KWD=1,000 fils（费尔）   巴林 巴林第纳尔 Bahrain Dinar BD. BHD BHD     1BHD=1,000 fils（费尔）   卡塔尔 卡塔尔里亚尔 Qatar Riyal QR. QAR QAR     1QAR=100 dirhams（迪拉姆）   阿曼 阿曼里亚尔 Oman Riyal RO. OMR OMR     1OMR=1,000 baiza（派沙）   阿拉伯也门 也门里亚尔 Yemeni Riyal YRL. YER YER     1YER=100 fils（费尔）   民主也门 也门第纳尔 Yemeni Dinar YD. YDD YDD     1YDD=1,000 fils（费尔）   土耳其 土耳其镑 Turkish Pound (Turkish Lira) TRL     1TRL=100 kurus（库鲁）   塞浦路斯 塞浦路斯镑 Cyprus Pound ￡C. CYP       1CYP=1,000 mils（米尔）   ]]> http://www.waimao-abc.cn/default.asp?id=744 hcx504@gmaill.com(Cheney) Fri,05 Mar 2010 11:17:10 +0800 http://www.waimao-abc.cn/default.asp?id=744 1. 涉外活动言行忌

举止忌: 严忌姿势歪斜，手舞足蹈，以手指人，拉拉扯扯，相距过近，左顾右盼，目视远处，频频看表，舒伸懒腰，玩弄东西，抓耳挠腮。

忌话忌: 严忌荒唐淫秽，他人履历，女子私事，工资收入，私人财产，衣饰价值，批评尊长，非议宗教，嘲弄异俗。

语气忌: 严忌大声辩论，高谈阔论，恶言恶语，寻根问底，争吵辱骂，出言不逊。

礼遇忌: 严忌冷落他人，独谈到底，轻易表态，打断异议，纠缠不止，随意插话，随意辞别。  


2. 涉外活动拍照忌

在涉外活动中，人们在拍照时，必须不能违犯特定国家、地区、民族的禁忌。凡在边境口岸、机场、博物馆、住宅私室、新产品与新科技展览会、珍贵文物展览馆等处，应严忌随意拍照。在被允许的情况下，对古画及其他古文物进行拍照时，严忌使用闪光灯。凡在“禁止拍照”标志的地方或地区，人们应自觉忌讳拍照。在通常情况下，应忌讳给不相识的人（特别是女子）拍照。

3. 涉外活动卫生忌


个人卫生: 忌蓬头垢面，忌衣装鞋帽或领口袖口不洁。在正式场合，忌讳挖眼屎、擤鼻涕、抠鼻孔、挖耳秽、剔牙齿、剪指甲等不卫生的动作。患有传染病的人严忌参加外事活动。

环境卫生: 切忌随地吐痰、乱弹烟灰、乱丢果皮纸屑或其他不洁之物，忌讳把雨具及鞋下的泥水、泥巴等带入室内，忌讳把痰盂等不洁器具放在室内醒目的地方。  

4. 商界礼忌种种

东南亚礼忌: 与东南亚商人洽谈商务时，严忌翘起二郎腿，乃至鞋底悬着颠来颠去。否则，必引起对方反感，交易会当即告吹。

中东礼忌: 中东阿拉伯国家的商人，往往在咖啡馆里洽谈贸易。与他们会面时，宜喝咖啡、茶或清凉饮料，严忌饮酒、吸烟、谈女人、拍照，也不要谈论中东政局和国际石油政策。

俄罗斯礼忌: 俄罗斯及东欧诸国，对西方商人的礼待是极其热情的。在同俄罗斯人洽谈贸易时，切忌称呼“俄国人”。  

英国礼忌: 到英国洽谈贸易时，要有三条忌讳：1.忌系有纹的领带（因为带纹的领带可能被认为是军队或学生校服领带的仿制品；2.忌以皇室的家事为谈话的笑料；3.不要把英国人称呼为“英国人”。  

法国礼忌: 到法国洽谈贸易时，严忌过多地谈论个人私事。因为法国人不喜欢大谈家庭及个人生活的隐私。

南美礼忌: 赴南美洲做生意的人，为了入境随俗，在洽谈交易的过程中，宜穿深色服装，谈话宜亲热并且距离靠近一些，忌穿浅色服装，忌谈当地政治问题。

德国礼忌: 德国商人很注重工作效率。因此，同他们洽谈贸易时，严忌神聊或节外生枝地闲谈。德国北部地区的商人，均重视自己的头衔，当对同他们一次次热情握手，一次次称呼其头衔时，他必然格外高兴。  

瑞士礼忌: 若给瑞士的公司寄信，收信人应写公司的全称，严忌写公司工作人员的名字。因为，如果收信人不在，此信永远也不会被打开的。瑞士人崇拜老字号的公司，如果你的公司建于是1895年之前，那么你应在工作证件上或名片上特别强调出来。

美国礼忌: 与美国人洽谈交易时，不必过多地握手与客套，贸易谈判可直截了当地进入正题，甚至从吃早点时即可开始。

芬兰礼忌: 与芬兰商人洽谈时，应重视行握手礼，应多呼其“经理”之类的职衔。谈判地点多在办事处，一般不在宴会上。谈判成功之后，芬兰商人往往邀请你赴家宴与洗蒸汽浴。这是一种很重要的礼节。如你应邀赴宴时，忌讳迟到，且不要忘记向女主人送上5朵或7朵（忌双数的）鲜花。在主人正式敬酒之前，客人不宜先行自饮。在畅谈时，应忌讳谈当地的政治问题。  
]]> http://www.waimao-abc.cn/default.asp?id=737 hcx504@gmaill.com(Cheney) Mon,01 Mar 2010 14:08:15 +0800 http://www.waimao-abc.cn/default.asp?id=737
    付款方式应该是针对客户的规模，客户所在市场，与客户合作的不同阶段，具体合同金额等制定的。

　　和客户谈付款方式，首先要心中有数，对我方来说，首选什么付款方式，底线是什么付款方式；对客户来说，什么方式是有可能接受的，什么方式可能是不能接受的。权衡一下，提出一个有可能双方都接受的方案，胜算就比较大。

　　如果客户坚持自己提出的，我方实在不能接受，但又非常想跟这个客户合作，那么我方可以考虑是否能在客户关心的其他方面做个小小的让步，以示我们的诚意，再恳请客户在付款方式上支持我们。

　　比如笔者会跟客户说，L/C SIGHT是我们在现阶段必须坚持的付款方式，但考虑到跟您的合作，为了补偿您在付款方式上所做的牺牲，我们愿意在价格上再给您进一步的优惠，从原来的USD5.00调整到USD4.98，请理解我们在促进双方合作上所做的努力，并尽快确认。等等。

　　客户会觉得我们很有诚意，他也有了台阶下，很多客户这时就会顺水推舟，最后接受。

　　关于与客户谈论其他相同产品的供应商，我们要尽可能客观，不要贬低其他供应商。我们可以这样对客户说“您对国内的情况真是了如指掌。这家公司确实很不错，但我们在**方面做的更好些”。肯定你的对手，无形中抬高你的档次和水平，客户会觉得你这家企业很棒，再跟客户谈一下你们的独到之处，客户就会对你更加信赖。

]]> http://www.waimao-abc.cn/default.asp?id=736 hcx504@gmaill.com(Cheney) Mon,01 Mar 2010 14:03:31 +0800 http://www.waimao-abc.cn/default.asp?id=736 外贸公司出口，需要注意的是：

　　（１）、你所联系的外贸公司和业务员是否专业做这个产品出口的？

　　最好是两者都是专业做这个产品出口的，至少也要业务员专门做这个产品。这表明他们是在这个行业和市场中的，这样您的产品通过他们出口才有可能在短期内见效。

　　也有很多外贸公司和业务员虽然对您的产品表示了兴趣，但其实他们主要在做其他一些产品，出口您的产品他们需要时间去开拓市场，就不太可能很快有订单。

　　（２）、与外贸公司接触，要留意他的询价背后是否有实单，对实单的要把握好眼前机会，对没有明确订单的，期望值不要太高。

　　（３）、外贸公司越来越注重生产企业是否专业，有否出口经验，如何保证质量，产品是否有竞争力等等。所以在与外贸公司联系中要体现企业在这方面的能力。

　　除以上几点之外，大部分买家包括外贸公司都有沿袭旧的采购渠道的习惯，所以让买家换供应商需要我们确实在各方面比原有供应商有明显的优势，所以我们在自身还要多下下功夫才行。


]]> http://www.waimao-abc.cn/default.asp?id=735 hcx504@gmaill.com(Cheney) Mon,01 Mar 2010 13:56:09 +0800 http://www.waimao-abc.cn/default.asp?id=735 一、网络中如何找到好客户？

　  每天邮件很多，怎么样才能区分一些值得信任的客人。因为我们每天处理很多邮件，发图片，报价甚至寄样品。对于这么多的信息，我怎么才能识别客户的好坏呢？

    判断新客户的邮件是否有价值，可以关注他的邮件中是否有这些内容：

客户来自的市场
是否是我们的主要市场，潜力市场，目标市场等
客户提供的信息是否详尽
是否有详细的联系信息
是否有来意的介绍
是否有对自己公司情况的介绍
是否有对求购产品的详细要求
是否提供求购数量 ……

　　通过以上细节，再加上和客户平时的沟通，判断客户优先级高低，优先级高的最先处理，从而使我们的工作更高效。

二、对于新外贸客户，如果才能促成合作？

    国外客户通常不会简单地选定一家供应商，所以与新客户从开始接触到做得很稳定，一般需要经历这样的过程：报价?样品确认?试订单?小单?大单?稳定大单。

　　有时由于供应商的出色表现或买家采购非常迫切，有些买家跳跃了部分环节，如从样品确认后直接下大单。也有很多公司，特别使大公司，在下稳定大单之前，除了确认样品质量外，会发问卷给企业或实地考察（audit），通过之后才正式开始采购。

　　除非是行业非常特别，一般来讲，只要产品是适合出口的，适合合作的国外公司，不会非常少，我们不应该等到“门当户对”才找合作伙伴，如果那样的话，等到攀得上，可能市场格局，市场行情已经变了。

   “高攀”其实在外贸中是屡见不鲜的。小公司可以做大生意，我们要在跟各种不同类型的不同规模的公司的接触过程中获得提升才是重要的。


]]> http://www.waimao-abc.cn/default.asp?id=730 hcx504@gmaill.com(Cheney) Fri,26 Feb 2010 10:49:31 +0800 http://www.waimao-abc.cn/default.asp?id=730 1、海运询价

①需掌握发货港至各大洲，各大航线常用的，及货主常需服务的港口，价格；

②主要船公司船期信息；

③需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等。（水路危规）

2、陆运询价：（人民币费用）

①需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格；

②各港区装箱价格；

③报关费、商检、动植检收费标准。

3、不能及时提供的，需请顾客留下电话、姓氏等联系要素，以便在尽可能短的时间内回复货主。

二、接单（接受货主委托）
接受货主委托后（一般为传真件）需明确的重点信息：

1、船期、件数

2、箱型、箱量

3、毛重

4、体积各项型最大体积为：（长*宽*高）可装体积，可装重量1×20GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT1×40GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT1×40HC=76CBM 12*2.7*2.381×45GP=86CBM（注：GP general purpose普通箱；CBM cubic metre立方米；MT metric ton公吨；HC high cubic高箱）

5、付费条款、货主联系方法6、做箱情况，门到门还是内装。
三、订舱
1、缮制委托书（十联单）：制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改。

2、加盖公司订舱章订舱：需提供订舱附件的（如船公司价格确认件），应一并备齐方能去订舱。

3、取得配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息。  
四、做箱
1、门到门：填妥装箱计划中：做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。

2、内装：填妥装箱计划中:船期船名航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、进舱编号等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。

3、取得两种做箱方法所得的装箱单（CLP）  
五、报关（有时同时、有时先于做箱）
1、了解常出口货物报关所需资料

①需商检；

②需配额；

③需许可证；

④需产地证；

⑤需提供商标授权、商标品名；

⑥出口香港地区货值超过$10万，其他地区超过$50万，核销时需提供结汇水单（复印件）

⑦需提供商会核价章

2、填妥船名航次，提单号，对应装箱单(packing list)，发票，所显示的毛重净重，件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性（单证一致）。

3、显示报关单所在货物的中文品名，对照海关编码大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。

4、备妥报关委托书，报关单，手册，发票，装箱单，核销单，配舱回单（十联单第五联以后），更改单（需要的话）和其他所需资料，于截关前一天通关。

5、跟踪场站收据，确保配载上船。

6、凡是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额，商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便（报运部）顺利抽回资料，重新利用。否则只会顺延船期，造成麻烦。  
六、提单确认和修改
1、问明顾客提单的发放形式：

①电放：需顾客提供正本电放保函（留底），后出具公司保函到船公司电放。
②预借（如可行）：需顾客提供正本预借保函（留底），后出具公司保函到船公司预借。

③倒签（如可行）： 需顾客提供正本倒签保函（留底），后出具公司保函到船公司倒签。

*此种情况下，多半是签发HOUSE B/L.

④分单：应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将一票关单拆成多票关单。

⑤并单：应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将多票关单合成一票关单⑥异地放单：须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单之联系人，电话，传真，公司名，地址等资料方可放单。

2、依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。

七、签单
1、查看每张正本提单是否都签全了证章。

2、是否需要手签。
八、航次费用结算
1、海运费
①预付（FREIGHT PREPAID）

②到付（FREIGHT COLLECT）

2、陆运费

①订舱

②报关（包括返关之前己经报关的费用）

③做箱（内装/门到门）

④其他应考虑的费用：冲港费/冲关费、商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改。

九、提单、发票发放（提单样本）
1、货主自来取件的，需签收。
2、通过EMS和快递送达的，应在名址单，上标明诸如:提单号、发票号、核销单号、许可证号、配额号等要素以备日后查证。

十、应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的核销退税单
十一、海关退税有问题的,需更改并要提供如下资料:
l、报关数据正确、舱单不正确的

①经预录后的〈海关返还的〉报关单复印件；

②场站收据复印件〈十联单的第七联即黄联〉；

③提单正本复印件两张；

④装箱单(Container Load Plan)复印件；

⑤更正单（三联、正本）。
2、短装（多报少出）、溢装（少报多出）

①船开5天（工作日）内没能及时更正的:先交纳罚款金3000-5000;货主重新提供的发票、装箱单（Packing list）货主重新提供报关单提单副本复印件（加盖提单副本确认章）；

②船开5天（工作日）内更改的提单副本复印件（加盖提单副本确认章）正本、正确的报关单。]]> http://www.waimao-abc.cn/default.asp?id=725 hcx504@gmaill.com(Cheney) Tue,23 Feb 2010 10:42:06 +0800 http://www.waimao-abc.cn/default.asp?id=725 27种外贸函电格式(一) ，27种外贸函电格式(二) ，27种外贸函电格式(三)，27种外贸函电格式(四) 。

如果您想进一步的了解外贸信函，向您推荐一本实用的外贸信函书籍：《外贸英语函电（2007/第五版）》，《外贸英语函电（修订第二版）》


*口语化

每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。

*语气强调

由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

*真诚

不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。

*直接

跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。

*礼貌

我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

*简洁

就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

*精确

当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

*有针对性

请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

*语言朴实

请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

*回复迅速

给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。

*标题

这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?” ，“Can we work together?”，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。

*校对

写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影

    以上是总结出来的外贸函电写作要点，至于具体的内容，请您结合这篇文章《通过外贸函电，买家都想了解我们什么》来完善您的外贸信函。]]> http://www.waimao-abc.cn/default.asp?id=724 hcx504@gmaill.com(Cheney) Tue,23 Feb 2010 10:31:30 +0800 http://www.waimao-abc.cn/default.asp?id=724
一、供应商如何回复买家的邮件？

1、供应商网上的简介和/或目录是否做得专业？
2、当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题？
3、供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码？

二、供应商如何答复买家提成的要求？

1、供应商多久做出答复？
2、供应商是否愿意对产品进行修改？
3、买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题？

三、供应商的信用如何？

1、供应商的银行信用记录如何？
2、供应商银行帐户开立的年数？
3、大致的通常收支情况？
4、银行给供应商的贷款额度？
5、银行对供应商的帐户情况是否满意？

四、供应商贸易往来的信用如何？

1、合作者与该供应商的合作年数？
2、供应商可承受多大的定单？
3、交货是否及时？
4、是否能准确地完成定单？

五、供应商是否使用了标准的质量管理认证体系？

比如ISO 9000、ISO 14,000(环境)、Hazard Analysis at Critical Points
(适用于出口美国的海产品)

       由此可见，外贸人员对商务信函的写作能力直接影响到买家对公司的评估。外贸人员发给客户的每一份邮件，都代表公司和外贸员的形象（当然，老客户，熟悉的朋友另当别论了。）

公司和外贸员的形象（当然，老客户，熟悉的朋友另当别论了。）]]> http://www.waimao-abc.cn/default.asp?id=721 hcx504@gmaill.com(Cheney) Sun,07 Feb 2010 18:07:15 +0800 http://www.waimao-abc.cn/default.asp?id=721 一.金额和币制(Amount and currency)
　　金额条款是信用证的核心内容,其表达方式有:

　　Amount:USD........ 金额:......美元

　　FOR an amount(a sum)not exceeding total of USD ...总金额不超过....美元

　　Up to an aggregate amount of USD........总金额不超过..美元


二.汇票条款(Clause on Draft or Bill of Exchange)

　　信用证常见汇票条款:

　　Drafits drawn under this credit must be presented for negotiation in Guangzhou ,China on or before 25th june.2000.

　　凭本证开具的汇票须于2000年6月25日前(包括25日)在广州提叫议付.

　　Drafits in duplicate at sight bearing the clause "Drawn under ...L/C No ...dated...."

　　即汇票一式两份,注明"根据.........银行信用证.....号,日期....开具"

　　Drafits are to be drawn in duplicete ti our order bearing the clause "Drafits under United Malayan Banking 　　Corp.Bhd.Irrevocable Letter of Credit No....dated July 12,2002".

　　汇票一式两份,以我行为抬头,并注明"根据马来亚联合银行2002年7月2日第..........号不可撤销信用证项下开立".

　　All drafits drawn under this creddit must contain the clause,"drawn under ...Bank of China ,Singapore credit No,6111dated 15th August,2000"

　　所有凭本信用证开具的汇票,均须包括本条款:"(本汇票书)凭新加坡中国银行2000年8月15日所开第6111号信用证开具."

　　Draft(s) bearing the clause "Drawn under documentary credit No...(shown above)of ...Bank"

　　汇票注明根据"根据......银行跟单信用证......号(如上所示)项下开立"

　　Draft(s) drawn under this credit to be marked "Drawn under ...Bank L/C No...Dated(issuing date of credit)..."

　　根据本证开出的汇票须注明"凭......银行....年.....月......日(按开证日期)第......号不可撤消2信用证项下开立". ]]>